TEKNIK PERSIDANGAN

A. JENIS PERSIDANGAN

Sidang Pleno :

1. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
2. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
3. Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
4. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Paripurna :

1. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
2. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
3. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Komisi

1. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
2. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
3. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
4. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
5. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

B. ATURAN PERSONALIA SIDANG

[1]. Peserta

Hak peserta:

1. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
2. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
3. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
4. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta:

1. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
2. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

[2]. Peninjau

Hak Peninjau:

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:

1. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
2. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

[3]. Presidium Sidang

1. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
2. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
3. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

C. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :

1 kali ketukan

• Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
• Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
• Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
• Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
• Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan :

• Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
• Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
• Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan :

• a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
• b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh: kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

1. Membuka sidang

“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2. Menutup sidang

“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

4. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

6. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

.7. Memberi peringatan kepada peserta sidang

“Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Syarat-syarat Presidium Sidang :

1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3. Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

D. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC).

2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

E. INTERUPSI

Adalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain.

1. Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
2. Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3. Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
4. Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

Sanksi-sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

F. TEKNIK RAPAT

Pengertian :

Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

Jenis Rapat :

1. Rapat Anggota

2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).

3. Diskusi.

Fungsi Rapat :

1. Penyampaian informasi

2. Pemecahan masalah

3. Mengidentifikasi masalah.

4. Menentukan alternatif.

5. Menguji alternatif.

6. Rapat implementasi.

Prosedur Penyelenggaraan Rapat :

1. Persiapan

a. Menyiapkan rencana.

b. Menyiapkan agenda rapat.

c. Menyiapkan kertas kerja.

d. Menyiapkan pembicara/peserta.

e. waktu.

e. Pengambilan keputusan.

f. Penutupan rapat.

2. Pelaporan dan Evaluasi

a. Pelaporan

- Jelas, lengkap dan singkat.

- Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.

- Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.

b. Evaluasi

- Dilakukan bersama panitia/pengurus.

- Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.

Yang berperan dalam Rapat

1. Pemimpin Rapat.

2. Peserta Rapat.

3. Undangan dan nara sumber.

4. Materi/bahan rapat.

5. Tata ruang dan tempat duduk.

Persyaratan Pemimpin Rapat

1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.

2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.

3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.

4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat

1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.

2. Pemimpin Rapat harus :

• Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
• Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
• Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

3. Hal-hal lain yang perlu :

• Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
• Hindarkan adanya gangguan dari luar.
• Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
• Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.

Indikator Rapat yang berhasil

1. Semua undangan/peserta hadir.

2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.

3. Peserta aktif dan banyak masukan.

4. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.

5. Sasaran yang direncanakan tercapai.

6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

G. TEKNIK DISKUSI

Pengertian Diskusi

Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi

1. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

Pola-Pola Diskusi

1. Prasaran

• Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
• Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
• Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.

2. Ceramah

• Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
• Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.

3. Diskusi Panel

• Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
• Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.

4. Brainstorming

• Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
• Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
• Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi

1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :

a.Tata tertib tidak ketat.

b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.

c.Kesediaan untuk berkompromi.

2. Bagi peserta diskusi :

a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.

b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.

c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.

d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.

e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.

3. Bagi pemimpin diskusi :

a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.

b.Pandai menyimpulkan.

c.Sikap tidak memihak.

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu-ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

Rapat akan menjadi efektif bila :

Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.

Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Teknik mengelola rapat pimpinan

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penentuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :

1. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
2. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup air tawar aja (aq*a). Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.

Pengelolaan Tempat Rapat.

1. Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.
2. Jika rapat diselenggarakan di Ruang lain, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
3. Jika rapat diselenggarakan di luar Ruangan, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan Organisasi langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3. Memahami Setiap acara rapat
4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan

Teknik Memimpin Rapat

PENDAHULUAN

Rapat adalah adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Kemampuan memimpin rapat secara efektif adalah suatu ketrampilan yang sangat berguna dan sering digunakan oleh seorang pemimpin. Kepemimpinan seseorang juga tercermin dalam kemampuan dia untuk memimpin rapat

Biasanya semua rapat-rapat yang diadakan dapat dikategorikan sebagai berikut :

1. Rapat Tim Inti
2. Rapat KoordinasI
3. Rapat Informasi
4. Rapat Konsultasi

PEMIMPIN RAPAT YANG BAIK

1. Mengerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan.
2. Memiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang muncul.
3. Memiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-keputusan yang dibuat.
4. Pengenalan pribadi yang baik terhadap para pengurus
5. Pribadi yang berintegritas
6. Mengerti prinsip-prinsip dasar PMK, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan.
7. Kemampuan untuk lobi diluar rapat (hal ini dapat dilakukan sebelum rapat atau sesudah rapat )

NB: penting untuk kita meminta masukan kepada rekan-rekan kita tentang kemampuan kita memimpin rapat, sehingga kita tahu kelemahan kita, bagaimana seharusnya pertemuan berlangsung, dll ).

ATURAN-ATURAN UMUM SUATU RAPAT

Sebelum Rapat:

1. Buatlah agenda rapat dan sangat baik kalau kita telah berikan kepada anggota sebelumnya (kerjasama dengan sekretaris)
2. Alokasikan waktu untuk tiap pembahasan
3. Buat surat undangan rapat. Beritahu mereka jauh hari dan ingatkan mereka kembali satu/dua hari sebelumnya. Pastikan kedatangan mereka.
4. Dorong atau minta mereka mempersiapkan diri mereka (buat laporan dll)
5. Pinjamlah atau persiapkan ruang rapat dengan baik. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan (spidol, penghapus , dll)
6. Atur tempat duduk, sehingga menolong orang untuk berkomunikasi secara optimal.
7. Kalau rapat panjang, dapat disediakan minum
8. Apabila direncanakan ada pujian, siapkan kertas pujian dengan baik
9. Jadilah orang yang pertama datang dalam rapat tersebut.

Pada waktu peserta datang:

1. Sambut dan pastikan bahwa mereka telah bawa agenda/alat tulis yang diperlukan dalam rapat.
2. Memulai Rapat
3. Mulailah tepat waktu
4. Pastikan siapa yang menjadi notulis rapat
5. Perkenalakan diri dan sapalah mereka dengan hangat.

Mengakhiri Rapat:

1. Selesaikan sesuai dengan kesepakatan awal, mintalah injin kalau rapat butuh waktu lebih lama.
2. Ringkaskan keputusan-keputusan yang diambil, atau hal-hal lain yang belum selesai dibicarakan dalam rapat ini.
3. Bicarakan dan pastikan rapat yang akan datang, bicarakan dengan singkat agenda dan minta anggota mempersiapkan diri

Ide-ide Kreatif mengelola rapat:

1. Rapat tidak harus selalu diisi dengan presentasi, perdebatan, diskusi dll, tetapi ada hal-hal lain yang dapat dilakukan.
2. Presentasi dapat dipersiapkan dengan lebih menarik (minta anggota untuk mempersiapkannya). Kalau perlu dengan diagram, barchart, slide, OHP dll)
3. Kita dapat undang alumni atau pembicara dalam rapat
4. Kita dapat persiapkan pujian, renungan, dan doa syafaat
5. Sekali-kali games juga boleh
6. Bangun team work dengan salah satunya memberikan pujian dan selamat kepada sie/pelaksana kegiatan yang berhasil
7. Serius tapi santai, bercanda boleh asal jangan terus-menerus bercanda

Teknik Rapat

A. Pengantar

Seringkali penulis disambati banyak orang tentang bagaimana mengadakan rapat. Untuk menjawab kegelisahan itu, penulis mencoba merangkai secara sederhana poin-poin penting terkait rapat. Semoga ini sedikit membantu dari sisi pengetahuan saja, masih diperlukan tindakan praktis di lapangan yang mesti didapat dari lapangan bernama rapat sesungguhnya.

B. Istilah Dasar

Teknik : Metode atau sistem mengerjakan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002)

Rapat : Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002), pada umumnya muncul keputusan.

Teknik Rapat : Metode membicarakan sesuatu yang menghasilkan keputusan bersama.

C. Ciri-Ciri Rapat yang Baik

Ada pemberitahuan, etisnya melalui surat, diberikan empat atau tujuh hari sebelum rapat di mulai. Menerangkan segala hal (5w, 1H).

1. Menentukan jenis rapat, rapat pimpinan, rapat pleno, atau dan seterusnya.
2. Ada lobi – lobi ke banyak pihak mensosialisasikan ide dan gagasan yang hendak diputuskan/ditetapkan.
3. Ada agenda, tata tertib, materi dengan baik (tersusun rapi, kalau perlu dibagikan).
4. Ada catatan yang runut
5. Pelaksanaan rapat tepat waktu dan sesuai urutan agenda, tidak menyeleweng ke mana – mana.
6. Pimpinan rapat bisa bijaksana dan tegas
7. Ada keputusan bersama yang dikerjakan bersama
8. Minimal konflik.

Perlengkapan Rapat

• Ruangan / tempat dan alat
• Sumber daya manusia (pengurus/pimpinan/anggota)
• Agenda rapat
• Tata tertib
• Materi rapat
• Kemampuan rapat
• Keputusan
• Logistik rapat
• Notulen

Ruangan / tempat dan alat

• Diperlukan tempat yang representatif, demi suasana kondusif untuk menghasilkan keputusan yang baik.
• Tempat rapat : bisa di gedung sekretariat, kantor, hotel dan lain sebagainya sesuai dengan anggaran yang disediakan.
• Alat – alat pendukung mesti disediakan, seperti sound sistem dan lain sebagainya

Sumber Daya Manusia (Pengurus/Pimpinan/Anggota)

• Pimpinan : bijaksana dan tegas memimpin rapat. Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk aktif. Mengarahkan pada agenda sidang dengan runut dan sistematis. Bersama peserta rapat memutuskan dan menetapkan hasil – hasil rapat.
• Sekretaris : terampil mendokumentasikan hasil – hasil rapat dalam notulen.
• Anggota/peserta : terampil mengemukakan pendapat atau argumentasi, sehingga forum bisa dipengaruhi.

Ciri – Ciri Peserta Rapat ;

• Aktif
• Pasif
• Solutif
• Perusak
• Pendamai
• Pandai berbicara, lemah aksi
• Pasif berbicara, lemah aksi
• Dll.

Agenda rapat

• Tertulis jelas agenda rapat yang disepakati untuk dibicarakan secara sistematis.
• Misal agenda rapat :laporan pertanggungjawaban ketua dan pembuatan program dan pemilihan ketua baru.
• Hal itu kemudian diperinci lebih detail susunannya agar memudahkan rapat.

Tata Tertib

• Tata tertib digunakan untuk mengatur dan memperlancar rapat.
• Setidaknya tidak menyimpang dari Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Statuta lembaga.

Materi Rapat

• Perlu dipersiapkan dengan matang, misal laporan tertulis yang dinilai valid.
• Ada baiknya ketika berangkat rapat tidak dengan kepala kosong, semetinya sudah mempersiapkan materi secara mendalam, ini untuk mengantisipasi pertanyaan dari beberapa pihak.

Kemampuan Rapat

• ublic speaking yang bisa diandalkan.
• Berkawan
• Mempengaruhi pandangan umum
• Menguasai materi
• Berargumentasi dengan berbasis data yang valid.
• Menggiring rapat bisa sesuai agenda rapat atau tidak sesuai rapat.
• Kemampuan mendengarkan dengan baik
• Berempati dengan sesama
• Menguasai trik-trik rapat, metode walk out, mengulur waktu, memanaskan suasana, membubarkan rapat, dan lain sebagainya. (cara – cara di atas sebaiknya digunakan seperlunya saja jika kondisi benar – benar membutuhkan.)
• Di samping itu kita mesti bisa menciptakan rapat yang kondusif.

Keputusan

• Diharapkan setiap rapat menghasilkan keputusan yang perlu ditindaklanjuti.
• Keputusan perlu dilaksanakan sesuai dengan rencana
• Untuk itu diperlukan komitmen tinggi peserta rapat.

Logistik Rapat

• Untuk menjaga vitalitas tubuh diperlukan sejumlah makanan dan minuman yang bervitamin dan lain – lain…

Notulen

• Ada baiknya sebelum pertemuan dan sesudah pertemuan dibacakan ringkasan notulen.
• Notulen dibuat sebagai catatan / bukti acara dilangsungkan.

Istilah-Istilah Rapat

• Quorum

Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga rapat bisa dilaksanakan.

• Skors

Rapat sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.

• Negosiasi

Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.

• Lobi

Kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan perihal penting, misal pemungutan suara menjelang pemilihan ketua organisasi.

• Floor / forum

Bisa tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat.

• Musyawarah untuk mufakat

Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.

• Voting

Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.

• One man one vote

satu orang satu suara

• Aklamasi

Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.

• Interupsi

penyelaan atau pemotongan (pembicaraan, pidato dls)

• Interruption point of order

Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan atas pokok persoalan yang dibahas.

• Interruption point of information

Menyela pembicaraan, sembari mohon informasi yang sebenarnya, atau tertinggal.

• Interruption point of clearance

Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan/membenarkan arus pembicaraan yang dirasa salah/melenceng.

• Interruption point of privilege

Menyela pembicaraan supaya rapat membersihan nama baik atas sesuatu yang negatif terjadi pada orang / lembaga tertentu dalam rapat.

• Deadlock

rapat berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam.

• Mandataris Tunggal

Seorang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.

• Mandataris Jamak

Beberapa orang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.

• Walk out

keluar sidang dengan maksud dan tujuan tertentu.

• Keputusan

segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam

• Ketetapan

Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum keluar dan ke dalam.

• Minderheidsnota

Catatan dalam notulen yang menyebutkan siapa-siapa yang kalah suara apa alasan dan sebabnya

• Notulen / Notula

Catatan mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

• Notulis

Orang yang melakukan pencatatan dalam pertemuan

• Notulensi

Hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan rapat.

• Team verifikasi

Beberapa orang yang bertugas memeriksa laporan dengan kenyataan di lapangan.

• Panitia Ad Hoc

Beberapa orang yang diberi kuasa sementara untuk melakukan tugas sementara, dalam rangka mempersiapkan segala hal terkait munculnya ketetapan baru, misal ketua baru dll.

• Laporan diterima

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum.

• Laporan ditolak

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata banyak ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum.

• Laporan diterima dengan catatan

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum, namun dengan catatan yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu tertentu

• Ketua Demisioner

Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut, diserahkan kepada panitia ad Hoc yang pada akhirnya diberikan pada ketua terpilih.

• Ketua Terpilih

Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.

• Pandangan Umum

Pada umumnya diadakan dalam sidang/rapat besar, ini disampaikan wakil atau delegasi kelompok tertentu dalam menanggapi suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban.

• Delegasi

Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih.

Silakan kalau menambahi sendiri, terima kasih...Materi ini pernah dipresentasikan di beberapa kelompok.

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:

1. Mendefinisikan permasalahan
2. Mengumpulkan ide-ide
3. Memecahkan permasalahan-permasalahan
4. Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
5. Menganalisis kemajuan proyek
6. Mengumpulkan data atau fakta

Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan Rapat

Bila anda perlu persetujuan; Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan Rapat

Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.

1. Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biaya dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.
2. Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat. Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.

• Sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapat yang lain, karena peserta rapat akan lelah pemikiran peserta rapat akan bercabang
• Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.
• Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapat dapat tertunda

Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Menyelenggarakan Rapat yang Efektif Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalahke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

1. Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.

2. Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

3. Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam Rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut ini.

1. Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:
2. Peserta rapat masih segar dan bersemangat;
3. Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.
4. Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;
5. Waktu rapat akan tergesa-gesa
6. Penyelesaian rapat dapat tertund
7. Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
8. Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapat

Hal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.

Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.

Penerangan ruangan.

Suara dari luar ruangan.

Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis, spidol, kapur dan lain sebagainya.

Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.

Membuat undangan rapat.

Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri dari;

1. Tanggal dan jam rapat
2. Lama rapat berlangsung
3. Lokasi dari rapat
4. Tujuan rapat
5. Materi-materi rapat yang akan dibicarakan
6. Bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
7. Lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan, seperti misalnya laporan-laporan, Dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk dipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.

Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.

Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya.

Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat giliran berbicara.

Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah direncanakan.

Terapkanlah teknik brainstorming untuk menghasilkan ide-ie dari peserta rapat. 

Brainstorming adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas, yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakan ? 

Tetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat. 
Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yang bersangkutan.

Demikianlah, ringkasan gagasan pokok mengenai rapat.