Teknik Memimpin Rapat

PENDAHULUAN

Rapat adalah adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Kemampuan memimpin rapat secara efektif adalah suatu ketrampilan yang sangat berguna dan sering digunakan oleh seorang pemimpin. Kepemimpinan seseorang juga tercermin dalam kemampuan dia untuk memimpin rapat

Biasanya semua rapat-rapat yang diadakan dapat dikategorikan sebagai berikut :

1. Rapat Tim Inti
2. Rapat KoordinasI
3. Rapat Informasi
4. Rapat Konsultasi

PEMIMPIN RAPAT YANG BAIK

1. Mengerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan.
2. Memiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang muncul.
3. Memiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-keputusan yang dibuat.
4. Pengenalan pribadi yang baik terhadap para pengurus
5. Pribadi yang berintegritas
6. Mengerti prinsip-prinsip dasar PMK, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan.
7. Kemampuan untuk lobi diluar rapat (hal ini dapat dilakukan sebelum rapat atau sesudah rapat )

NB: penting untuk kita meminta masukan kepada rekan-rekan kita tentang kemampuan kita memimpin rapat, sehingga kita tahu kelemahan kita, bagaimana seharusnya pertemuan berlangsung, dll ).

ATURAN-ATURAN UMUM SUATU RAPAT

Sebelum Rapat:

1. Buatlah agenda rapat dan sangat baik kalau kita telah berikan kepada anggota sebelumnya (kerjasama dengan sekretaris)
2. Alokasikan waktu untuk tiap pembahasan
3. Buat surat undangan rapat. Beritahu mereka jauh hari dan ingatkan mereka kembali satu/dua hari sebelumnya. Pastikan kedatangan mereka.
4. Dorong atau minta mereka mempersiapkan diri mereka (buat laporan dll)
5. Pinjamlah atau persiapkan ruang rapat dengan baik. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan (spidol, penghapus , dll)
6. Atur tempat duduk, sehingga menolong orang untuk berkomunikasi secara optimal.
7. Kalau rapat panjang, dapat disediakan minum
8. Apabila direncanakan ada pujian, siapkan kertas pujian dengan baik
9. Jadilah orang yang pertama datang dalam rapat tersebut.

Pada waktu peserta datang:

1. Sambut dan pastikan bahwa mereka telah bawa agenda/alat tulis yang diperlukan dalam rapat.
2. Memulai Rapat
3. Mulailah tepat waktu
4. Pastikan siapa yang menjadi notulis rapat
5. Perkenalakan diri dan sapalah mereka dengan hangat.

Mengakhiri Rapat:

1. Selesaikan sesuai dengan kesepakatan awal, mintalah injin kalau rapat butuh waktu lebih lama.
2. Ringkaskan keputusan-keputusan yang diambil, atau hal-hal lain yang belum selesai dibicarakan dalam rapat ini.
3. Bicarakan dan pastikan rapat yang akan datang, bicarakan dengan singkat agenda dan minta anggota mempersiapkan diri

Ide-ide Kreatif mengelola rapat:

1. Rapat tidak harus selalu diisi dengan presentasi, perdebatan, diskusi dll, tetapi ada hal-hal lain yang dapat dilakukan.
2. Presentasi dapat dipersiapkan dengan lebih menarik (minta anggota untuk mempersiapkannya). Kalau perlu dengan diagram, barchart, slide, OHP dll)
3. Kita dapat undang alumni atau pembicara dalam rapat
4. Kita dapat persiapkan pujian, renungan, dan doa syafaat
5. Sekali-kali games juga boleh
6. Bangun team work dengan salah satunya memberikan pujian dan selamat kepada sie/pelaksana kegiatan yang berhasil
7. Serius tapi santai, bercanda boleh asal jangan terus-menerus bercanda