Teknik Rapat

A. Pengantar

Seringkali penulis disambati banyak orang tentang bagaimana mengadakan rapat. Untuk menjawab kegelisahan itu, penulis mencoba merangkai secara sederhana poin-poin penting terkait rapat. Semoga ini sedikit membantu dari sisi pengetahuan saja, masih diperlukan tindakan praktis di lapangan yang mesti didapat dari lapangan bernama rapat sesungguhnya.

B. Istilah Dasar

Teknik : Metode atau sistem mengerjakan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002)

Rapat : Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002), pada umumnya muncul keputusan.

Teknik Rapat : Metode membicarakan sesuatu yang menghasilkan keputusan bersama.

C. Ciri-Ciri Rapat yang Baik

Ada pemberitahuan, etisnya melalui surat, diberikan empat atau tujuh hari sebelum rapat di mulai. Menerangkan segala hal (5w, 1H).

1. Menentukan jenis rapat, rapat pimpinan, rapat pleno, atau dan seterusnya.
2. Ada lobi – lobi ke banyak pihak mensosialisasikan ide dan gagasan yang hendak diputuskan/ditetapkan.
3. Ada agenda, tata tertib, materi dengan baik (tersusun rapi, kalau perlu dibagikan).
4. Ada catatan yang runut
5. Pelaksanaan rapat tepat waktu dan sesuai urutan agenda, tidak menyeleweng ke mana – mana.
6. Pimpinan rapat bisa bijaksana dan tegas
7. Ada keputusan bersama yang dikerjakan bersama
8. Minimal konflik.

Perlengkapan Rapat

• Ruangan / tempat dan alat
• Sumber daya manusia (pengurus/pimpinan/anggota)
• Agenda rapat
• Tata tertib
• Materi rapat
• Kemampuan rapat
• Keputusan
• Logistik rapat
• Notulen

Ruangan / tempat dan alat

• Diperlukan tempat yang representatif, demi suasana kondusif untuk menghasilkan keputusan yang baik.
• Tempat rapat : bisa di gedung sekretariat, kantor, hotel dan lain sebagainya sesuai dengan anggaran yang disediakan.
• Alat – alat pendukung mesti disediakan, seperti sound sistem dan lain sebagainya

Sumber Daya Manusia (Pengurus/Pimpinan/Anggota)

• Pimpinan : bijaksana dan tegas memimpin rapat. Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk aktif. Mengarahkan pada agenda sidang dengan runut dan sistematis. Bersama peserta rapat memutuskan dan menetapkan hasil – hasil rapat.
• Sekretaris : terampil mendokumentasikan hasil – hasil rapat dalam notulen.
• Anggota/peserta : terampil mengemukakan pendapat atau argumentasi, sehingga forum bisa dipengaruhi.

Ciri – Ciri Peserta Rapat ;

• Aktif
• Pasif
• Solutif
• Perusak
• Pendamai
• Pandai berbicara, lemah aksi
• Pasif berbicara, lemah aksi
• Dll.

Agenda rapat

• Tertulis jelas agenda rapat yang disepakati untuk dibicarakan secara sistematis.
• Misal agenda rapat :laporan pertanggungjawaban ketua dan pembuatan program dan pemilihan ketua baru.
• Hal itu kemudian diperinci lebih detail susunannya agar memudahkan rapat.

Tata Tertib

• Tata tertib digunakan untuk mengatur dan memperlancar rapat.
• Setidaknya tidak menyimpang dari Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Statuta lembaga.

Materi Rapat

• Perlu dipersiapkan dengan matang, misal laporan tertulis yang dinilai valid.
• Ada baiknya ketika berangkat rapat tidak dengan kepala kosong, semetinya sudah mempersiapkan materi secara mendalam, ini untuk mengantisipasi pertanyaan dari beberapa pihak.

Kemampuan Rapat

• ublic speaking yang bisa diandalkan.
• Berkawan
• Mempengaruhi pandangan umum
• Menguasai materi
• Berargumentasi dengan berbasis data yang valid.
• Menggiring rapat bisa sesuai agenda rapat atau tidak sesuai rapat.
• Kemampuan mendengarkan dengan baik
• Berempati dengan sesama
• Menguasai trik-trik rapat, metode walk out, mengulur waktu, memanaskan suasana, membubarkan rapat, dan lain sebagainya. (cara – cara di atas sebaiknya digunakan seperlunya saja jika kondisi benar – benar membutuhkan.)
• Di samping itu kita mesti bisa menciptakan rapat yang kondusif.

Keputusan

• Diharapkan setiap rapat menghasilkan keputusan yang perlu ditindaklanjuti.
• Keputusan perlu dilaksanakan sesuai dengan rencana
• Untuk itu diperlukan komitmen tinggi peserta rapat.

Logistik Rapat

• Untuk menjaga vitalitas tubuh diperlukan sejumlah makanan dan minuman yang bervitamin dan lain – lain…

Notulen

• Ada baiknya sebelum pertemuan dan sesudah pertemuan dibacakan ringkasan notulen.
• Notulen dibuat sebagai catatan / bukti acara dilangsungkan.

Istilah-Istilah Rapat

• Quorum

Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga rapat bisa dilaksanakan.

• Skors

Rapat sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.

• Negosiasi

Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.

• Lobi

Kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan perihal penting, misal pemungutan suara menjelang pemilihan ketua organisasi.

• Floor / forum

Bisa tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat.

• Musyawarah untuk mufakat

Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.

• Voting

Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.

• One man one vote

satu orang satu suara

• Aklamasi

Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.

• Interupsi

penyelaan atau pemotongan (pembicaraan, pidato dls)

• Interruption point of order

Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan atas pokok persoalan yang dibahas.

• Interruption point of information

Menyela pembicaraan, sembari mohon informasi yang sebenarnya, atau tertinggal.

• Interruption point of clearance

Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan/membenarkan arus pembicaraan yang dirasa salah/melenceng.

• Interruption point of privilege

Menyela pembicaraan supaya rapat membersihan nama baik atas sesuatu yang negatif terjadi pada orang / lembaga tertentu dalam rapat.

• Deadlock

rapat berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam.

• Mandataris Tunggal

Seorang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.

• Mandataris Jamak

Beberapa orang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.

• Walk out

keluar sidang dengan maksud dan tujuan tertentu.

• Keputusan

segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam

• Ketetapan

Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum keluar dan ke dalam.

• Minderheidsnota

Catatan dalam notulen yang menyebutkan siapa-siapa yang kalah suara apa alasan dan sebabnya

• Notulen / Notula

Catatan mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

• Notulis

Orang yang melakukan pencatatan dalam pertemuan

• Notulensi

Hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan rapat.

• Team verifikasi

Beberapa orang yang bertugas memeriksa laporan dengan kenyataan di lapangan.

• Panitia Ad Hoc

Beberapa orang yang diberi kuasa sementara untuk melakukan tugas sementara, dalam rangka mempersiapkan segala hal terkait munculnya ketetapan baru, misal ketua baru dll.

• Laporan diterima

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum.

• Laporan ditolak

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata banyak ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum.

• Laporan diterima dengan catatan

Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum, namun dengan catatan yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu tertentu

• Ketua Demisioner

Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut, diserahkan kepada panitia ad Hoc yang pada akhirnya diberikan pada ketua terpilih.

• Ketua Terpilih

Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.

• Pandangan Umum

Pada umumnya diadakan dalam sidang/rapat besar, ini disampaikan wakil atau delegasi kelompok tertentu dalam menanggapi suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban.

• Delegasi

Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih.

Silakan kalau menambahi sendiri, terima kasih...Materi ini pernah dipresentasikan di beberapa kelompok.

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:

1. Mendefinisikan permasalahan
2. Mengumpulkan ide-ide
3. Memecahkan permasalahan-permasalahan
4. Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
5. Menganalisis kemajuan proyek
6. Mengumpulkan data atau fakta

Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan Rapat

Bila anda perlu persetujuan; Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan Rapat

Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.

1. Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biaya dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.
2. Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat. Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.

• Sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapat yang lain, karena peserta rapat akan lelah pemikiran peserta rapat akan bercabang
• Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.
• Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapat dapat tertunda

Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Menyelenggarakan Rapat yang Efektif Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalahke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

1. Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.

2. Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

3. Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam Rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut ini.

1. Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:
2. Peserta rapat masih segar dan bersemangat;
3. Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.
4. Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;
5. Waktu rapat akan tergesa-gesa
6. Penyelesaian rapat dapat tertund
7. Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
8. Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapat

Hal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.

Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.

Penerangan ruangan.

Suara dari luar ruangan.

Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis, spidol, kapur dan lain sebagainya.

Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.

Membuat undangan rapat.

Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri dari;

1. Tanggal dan jam rapat
2. Lama rapat berlangsung
3. Lokasi dari rapat
4. Tujuan rapat
5. Materi-materi rapat yang akan dibicarakan
6. Bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
7. Lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan, seperti misalnya laporan-laporan, Dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk dipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.

Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.

Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya.

Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat giliran berbicara.

Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah direncanakan.

Terapkanlah teknik brainstorming untuk menghasilkan ide-ie dari peserta rapat. 

Brainstorming adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas, yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakan ? 

Tetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat. 
Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yang bersangkutan.

Demikianlah, ringkasan gagasan pokok mengenai rapat.